
Когда в компании документооборот организован — договоры быстро сформированы, документы собраны в одном месте и ничего не потеряно, то у руководителя не болит голова за это направление.
Мы организовали процессы документооборота в своей компании и с удовольствием делимся пользой.
Какие цели мы преследовали, когда взялись наводить порядок в документах?
Важно! Мы ценим свое время!
Поэтому было необходимо:- минимизировать рутинные операции – сократить ручную работу в поиске подходящей версии договора и заполнении информации в договоре.
- организовать понятный и быстрый процесс обмена документами между сотрудниками
- быстрый ввод в курс дела новичков в работу с документами.
Итак, мы разработали несколько шаблонов договоров, приложений к ним, которые стандартны для большого числа сделок по каждому направлению деятельности. Также были сделаны шаблоны простых коммерческих предложений.
И теперь, заполнить и отправить договор, приложение к нему или коммерческое предложение можно прямо в сделке! Не надо никуда идти, искать подходящий договор или приложение, все вот оно – под рукой!
Достаточно всего лишь выбрать необходимый шаблон документа, загрузить его. При этом в нем уже автоматически будут заполнены данные и реквизиты, которые берутся из Сделки.
Да, вот тут-то и пригодится аккуратное и полное заполнение полей сделки! А вы прилежно заполняете свои Сделки?
Созданными документами может пользоваться любой сотрудник, участвующий в Сделке. И при смене Ответственного – не нужно тратить время на объяснение про месторасположение документов.
Что мы получили в итоге:- автоматическое заполнение документов
- повысилась производительность работы сотрудников за счет:
- быстрого доступа к нужным документам
- отсутствия затрат времени на поиск варианта договора или приложения
- автоматического заполнения информации и реквизитов в документах
- снижение влияние человеческого фактора
- уменьшение рисков потери информации
- при ротации сотрудников нет необходимости долго объяснять, где расположены документы.
А какие документы вы хотите заполнять автоматически в своей компании?
Начать тратить меньше времени на документы можно здесь УЗНАТЬ БОЛЬШЕ
Автоматическое заполнение договора в сделке? – Уже сделано!