Собрания и планёрки — это неотъемлемая часть рабочего процесса любой компании, независимо от ее размера и сферы деятельности.
Мы, вроде, давно уже в бизнесе, и портал Битрикс24 для нас основной рабочий инструмент, но вот, вновь, столкнулись с тем, что в процессе проведения планерок многие вопросы просто теряются в потоке текущих обсуждений и так и переходят из одной планерки в другую, не получая логического завершения.
Побороть эту ситуацию смогли с помощью инструмента «Собрания и планерки», который есть на борту Битрикс24, но мы его, почему-то, раньше не использовали, и более того - избегали, наверное, просто «не умели его готовить».
С помощью функции «Собрания и планерки» можно быстро подготовиться к собранию, не упустить ни одного вопроса, зафиксировать важные моменты и тут же назначить ответственных за выполнение той или иной зафиксированной задачи, обозначив срок ее исполнения.
Как показывает наша практика, постановка задач и назначение ответственных по итогам планерки, значительно увеличивает эффективность бизнес-процессов и позволяет в срок решать те задачи, которые были зафиксированы.
Вы, как руководитель компании (подразделения), всегда имеете доступ ко всем задачам, следовательно, уже косвенно мотивируете ваших сотрудников на их выполнение. А если прочитаете (настоятельно рекомендуем) нашу статью «Как повысить исполнительскую дисциплину в компании» про использование инструмента Битрикс24, под названием «Эффективность», то подчиненные сами будут заинтересованы в скорейшем решении и закрытии задачи.
Кстати, линейный персонал (чаще всего именно так и есть) даже не присутствует на самой планерке, а получает в работу задачи, поставленные по итогам планерки модератором. Роль модератора, обычно, выполняет: секретарь, офис-менеджер или назначенный ответственный.
Имейте ввиду, что если не ставить задачи, а просто фиксировать протокол, то никто ничего не будет делать до следующего дня планерки. Проверено опытом! Ну вот так человек устроен, что если нет задачи и мотивации, то он посмотрит протокол только перед следующей планеркой
Функция «Собрания и планерки» проста и логична в использовании, она позволяет быстро, а главное систематично, фиксировать все важные вопросы формируя их в протокол.
Одно из преимуществ данного инструмента в том, что протоколы собрания хранятся внутри Битркис24 и доступны всем участникам мероприятия, что позволяет при необходимости быстро ввести в курс той или иной задачи нового сотрудника, который сможет вникнуть в суть вопроса с самого начала изучив историю протокола, даже если сотрудник работает удаленно, что для нашей компании весьма актуально, так как сотрудники CSN работают из разных регионов России и мира.
В функционале «Собрания и планерки» мы нашли для себя множество полезных возможностей, чтобы сделать нашу планерку максимально результативной. Не считая, уже перечисленного выше, есть возможность добавлять комментарии к текущим вопросам, обсуждать их с коллегами, добавлять подзадачи и дополнительные вопросы, если это необходимо.
Вы спросите зачем вам это? Зачастую, во время самой планерки какие-то нюансы ускользают от рассмотрения и решение вопроса затягивается на долгие обсуждения не на одну планерку. Вот тут нам и помогут комментарии и прочие инструменты, где мы можем дополнить существующий вопрос в протоколе, сразу назначив ответственного и сроки его выполнения и уже иметь готовый результат не через N-е время, а по факту к следующей планерке.
К слову, формируя следующую планерку в календаре участников, автоматически создается событие на установленную вами дату и время с функцией напоминания о собрании, что в свою очередь освобождает вас от еще одного рутинного занятия, такого как постоянное формирование события планерки в календаре. И что немаловажно все не закрытые вопросы с прошлой планерки переносятся в повестку новой, сохраняя все задачи и комментарии, что позволяет вам видеть на каком этапе по тому или иному вопросу, вы остановились.
Функция «Собрания и планёрки» доступна, начиная с тарифа «Профессиональный»
Исходя из собственного опыта, смело заявляем, что инструмент «Собрания и планёрки» помог нам:
- не забывать все то, что обсудили на планерке;
- оперативно ставить задачи по пунктам планерки;
- контролировать выполнение задач;
- освободил от рутинных моментов по подготовке и проведению планерки;
- в целом, увеличил эффективность нашей работы.
