Клиент: Микрокредитная компания Белгородский областной Фонд поддержки малого и среднего предпринимательства
Город: Белгород
Направление деятельности: поддержка субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) и промышленных предприятий Белгородской области
Программа для ЭВМ «1С-Битрикс24» Лицензия «Корпоративный портал - 50»
Сертификат "1С-Битрикс24.Маркет Плюс" (подписка "Корпоративный портал - 50")
Количество активных пользователей: 50
Затраты по времени на внедрение и настройку: 572 часа
Внедрить корпоративный портал для работы с базой МСП
Сформировать и загрузить на портал базу МСП Белгородской области
Выявить и оцифровать бизнес-процессы по направлениям предоставления услуг Фонда
Настроить интеграцию с системой Контур.Фокус
Подключить каналы коммуникаций с участниками
Сформировать посадочную страницу для приема документации от участников
В процессе аудита работы были выявлены основные направления предоставления услуг:
Развернут коробочный портал, в котором сформирована структура Фонда, назначены роли, приглашены пользователи. Структура Фонда содержит полную информацию по своим подразделениям.
Произведена первичная загрузка клиентской базы из системы Контур.Компас - более 60000 компаний малого и среднего бизнеса Белгородской области.
Для получения необходимой дополнительной информации о субъекте МСП, к Битрикс24 был подключен сервис Контур.Фокус. Интеграция двух систем произведена с помощью специального приложения из каталога «Битрикс24.Маркет Плюс». Специалисты Фонда получили возможность оперативно получить необходимую информацию о состоянии и статусе (действует / не действует) субъекта МСП.
С целью фиксации и эффективной обработки обращений клиентов, к CRM были подключены все каналы коммуникаций – электронная почта, формы обратной связи сайта, онлайн-чат, IP телефония. Ни один звонок теперь не остается без ответа, руководители подразделений контролируют нагрузку на каждого сотрудника, мониторят корректность диалогов с клиентами, видят статистику обращений в разрезе по каждому направлению.
Затем к работе подключились наши web-разработчики и кастомизировали главную страницу портала Битрикс24, разработав уникальную страницу-дашборд «Старт», на которую выведены основные отслеживаемые показатели по базе субъектов МСП и сделаны кнопки для быстрых переходов в основные разделы системы. Руководители Фонда получили оперативный доступ к информации о количестве и активности субъектов МСП Белгородской области.
Для автоматизации работы Фонда, были спроектированы и разработаны бизнес-процессы по основным направлениям предоставления услуг:
Для сотрудников Фонда проведено несколько сессий по обучению работе на портале Битрикс24, которые проходили, как онлайн, так и оффлайн – в конференц-зале компании CSN.
Разработан специальный мини-сайт forms.mb31.ru для размещения информации по проводимым Мероприятиям по поддержке МСП с возможностью подачи Заявок на участие.
Зайдя на сайт forms.mb31.ru, предприниматели могут получить подробную информацию по всем активным мероприятиям и подать в электронном виде заявку на получение мер поддержки, заполнив специальную анкету.
Информация по отправленным Анкетам попадает в CRM-систему Фонда, где происходит обработка Анкет сотрудниками Фонда
Предприниматель получает уже заполненные формы документов, подписывает их и отправляет, также, через CRM-форму.
После получения подписанных документов на портале формируется Заявка на участие в Конкурсе. Сотрудники автоматически получают задания бизнес-процесса по проверке полученной Заявки на соответствие условиям Конкурса и ведут работу с Заявителем на всех этапах обработки Заявки. Движение Заявки по этапам отлично демонстрируют стадии процесса.
После окончания приема заявок проводится автоматическое рейтингование и определение списка МСП, которым будут предоставлены услуги. На следующем этапе Конкурса объявляется прием коммерческих предложений от потенциальных Исполнителей услуг – он также осуществляется путем заполнения формы на странице forms.mb31.ru
Схема дает полное понимание подчиненности подразделений, с представлением по составу отделов - с наименованием должностей и информацией по именам.
В компании Контур. Фокус можно получить нужные отчеты по компаниям, такие как выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, финансовый анализ и другие.
К CRM были подключены пять телефонных номеров провайдера Ростелеком. Для подключения был выбран метод интеграции с внешней облачной АТС через SIP коннектор. Подробнее о различных вариантах подключения телефонии читайте в статье Алексея Перевалова по ссылке
Бизнес-процессы пошагово описывают действия сотрудников Фонда при выполнении той или иной операции согласно регламенту.
Данные вносятся в Анкету путем заполнения СРМ-формы. Темы Анкет соответствуют мероприятиям, которые организует Фонд.
При этом формы документов, необходимые для участия в Конкурсе формируются автоматически и отправляются на указанный заявителем в Анкете адрес электронной почты.
При смене статуса заявки Заявитель получает уведомления на почту.
