Цифровое рабочее место «Онбординг персонала»
для IT-сервиса по поиску работы и подбору сотрудников
О клиенте
Клиент: SuperJob (Суперджоб)
Город: Москва
Направление деятельности: Сервис по поиску работы и сотрудников.
О клиенте: SuperJob.ru — один из лидеров на рынке онлайн-рекрутмента в России. Основная деятельность SuperJob.ru направлена на предоставление информационных услуг соискателям и работодателям: публикация вакансий ведущих компаний, помощь в составлении резюме, проведение тестов для соискателей, публикация статей на профильные темы, информация о тенденциях развития рынка труда. Кроме того, на портале представлен список рекрутинговых агентств, тренинговых компаний, кадровой прессы, а также анонсы кадровых мероприятий.
Проект реализован на продукте
Программа для ЭВМ «1С-Битрикс24». Лицензия Корпоративный портал - 500
Количество активных пользователей портала: 267 сотрудников
Затраты по времени на внедрение и настройку: 130 часов
Цель и задачи проекта
После проведения тематического вебинара «Онбординг», к нам обратился представитель компании «SuperJob» с задачей автоматизировать процедуру адаптации сотрудников в компании.
В рамках проведения предварительных рабочих встреч Заказчик попросил расширить функционал разработанного нами решения «Онбординг» следующими возможностями и функциями:
- Система должна позволять проводить адаптацию для различных должностей (ролей).
- Должна быть возможность самостоятельно создавать и наполнять шаблоны онбординга необходимыми мероприятиями.
- Необходимо сделать своего рода «конструктор» планов адаптации, которым сможет самостоятельно управлять HR-специалист Заказчика.
- Критично важно добавить функцию постановки процедуры онбординга на ПАУЗУ в случае болезни или отсутствия сотрудника по другой причине.
Получив дополнительные вводные, мы провели работу по поиску вариантов решения озвученных Заказчиком требований, согласовали необходимые на реализацию проекта трудозатраты и приступили к работе в формате услуги «Пакеты часов сопровождения Битрикс24»
Для руководителей и HR-службы:
- Возможность разработать и наглядно визуализировать картину адаптации новых сотрудников.
- Дать инструменты для гибкой настройки процессов адаптации с первого дня работы сотрудника.
- Автоматически, в соответствии с планом адаптации, создавать задачи, встречи, планы обучения и события на каждый этап онбординга по любой должности.
- Создавать планы и контролировать процессы обучения персонала.
Для сотрудников:
- Дать понятный и детальный план погружения в работу в новой для него компании.
- Получить детализацию всех мероприятий, включая задачи, встречи, планы обучения и события каждого этапа адаптации с точностью до минуты.
- Сотрудник точно знает, что ему нужно сделать, а также что и когда его ждет.
- Дать возможность фиксировать свой профессиональный уровень и ставить цели по развитию.
Этапы и реализация
Этап
Спроектировали архитектуру системы
Доработали архитектуру и описание решения, с учетом пожеланий к дополнительному функционалу, полученных от Заказчика. Результатом работы по этапу стал согласованный и подписанный сторонами документ «Онбординг 2.0 описание HR-решения».
Получилось своего рода Частное Техническое Задание (ЧТЗ), согласно которого наши специалисты приступили к реализации проекта.
Этап
Создали Цифровое Рабочее место «Онбординг»
Получили доступ на портал Битрикс24 Заказчика в качестве Интегратора. Создали Цифровое Рабочее Место (ЦРМ) «Онбординг» - раздел для работы руководителей, работников отдела персонала (HR-специалистов), наставников (преподавателей).
В состав ЦРМ вошли: основные Смарт-процессы: «Онбординг», «Учебные планы», и «Шаблоны онбординга»; Подчиненный смарт-процесс «Мероприятия»; Справочники «Шаблоны мероприятий», «Штатное расписание».
Этап
Создали основной смарт - процесс «Онбординг»
«Воронка» онбординга имеет набор из 12 стадий (дни, недели, месяцы). Наименования стадий и их количество (от 1 дня до 3 месяцев) адаптированы под специфику процесса онбординга Заказчика.
Смена стадий происходит автоматически в строго определенное шаблонами онбординга время, что обеспечивает плавный и эффективный процесс адаптации новых сотрудников: постановку задач, назначение встреч, обучение, проведение других мероприятий с наставниками и преподавателями.
Этап
Сделали смарт-процесс «Шаблоны адаптации»
Сделали смарт-процесс для подготовки шаблонов онбординга. Каждый элемент смарт-процесса предназначен для планирования набора мероприятий под конкретную временную стадию адаптации для определенной должности.
Шаблоны онбординга настраиваются для автоматического формирования событий, таких как: задачи, встречи, тестирование, обучение и т.д., на каждом этапе адаптации нового сотрудника или его дальнейшего развития. Шаблоны интегрированы со справочником «Штатное расписание» и привязываются каждый к своей стадии онбординга, что обеспечивает удобную и оперативную подготовку процесса адаптации для любых ролей и должностей.
Этап
Подготовили смарт–процесс «Мероприятия»
Подготовили подчиненный смарт-процесс «Мероприятия», предназначенный для наполнения шаблонов мероприятиями.
Каждый элемент смарт-процесса был детально описан и классифицирован по типам мероприятий, что позволяет автоматически формировать соответствующие процессы и элементы в Битрикс24.
Мероприятия могут быть следующих типов:
- Задача для одной из ролей команды онбординга
- Встреча в календаре рабочей группы
- Пост в новости рабочей группы
- Событие в календаре пользователя
- Учебный план для сотрудника
Мероприятия создаются из шаблона онбординга на соответствующей вкладке и могут быть основаны на заранее подготовленных шаблонах мероприятий, что обеспечивает их быстрое и точное внедрение в процесс адаптации.
Этап
Настроили справочник «Должностные позиции»
Настроили справочник «Должностные позиции», содержащий должности, к которым привязываются и шаблоны онбординга. Данный справочник позволяет HR-специалистам самостоятельно создавать шаблоны онбординга для адаптации сотрудников на различные роли и должности.
Это было одно их требований Заказчика на старте проекта - «Система должна позволять проводить адаптацию для различных должностей (ролей)».
Этап
Создали смарт-процесс «Учебные планы»
Создали смарт-процесс «Учебные планы», представляющий собой отдельный раздел, который отражает прогресс и состояние обучения нового сотрудника по определенному курсу или теме обучения. Данная сущность привязана к основному смарт-процессу «Онбординг» и выведена в верхнем меню ЦРМ в отдельную вкладку.
Ответственными за постановку обучающих программ назначаются HR-специалисты, наставники и руководители подразделений.
Этап
Создали рабочую группу «Онбординг»
Создали рабочую группу «Онбординг» для публикации ежедневных приветственных постов в адрес адаптируемых сотрудников и получения обратной связи от них и от других участников процесса.
Публикация сообщений в рабочей группе происходит автоматически на той или иной стадии онбординга. Сами сообщения изначально устанавливаются в шаблоне онбординга.
С помощью сообщений, команда онбординга может мотивировать новых сотрудников, прививать элементы корпоративной культуры, например Миссию Компании, автоматически доносить до новичков ту или иную информацию на каждом этапе погружения в новую должность.
Этап
Автоматизировали процессы
На этом этапе мы связали между собой все созданные ранее сущности и автоматизировали процессы. С помощью дизайнера бизнес-процессов Битрикс24 были созданы механизмы, которые опираясь на данные смарт-процессов и справочников автоматически производят следующие действия:
- Двигают карточку онбординга (сотрудника) в необходимую временную стадию
- Делают приветственные посты в адрес сотрудника
- Ставят задачи сотрудникам и кураторам
- Контролирую выполнение поставленных задач и не дают о них забыть
- Назначают встречи с наставниками и преподавателями
- Ставят и контролирую выполнение учебных планов
Теперь система автоматически, плавно и методично ведет сотрудника «за руку» на всех этапах его адаптации к новой должности и погружения в корпоративную культуру новой, для него, компании.
Этап
Обучение специалистов Заказчика
Провели обучение специалистов Заказчика основам и принципам работы в разработанном нами автоматизированном решении «Онбординг». Видеозапись проведенного обучения выложили на наш YouTube канал, в закрытом доступе и предоставили сотрудникам клиента ссылку для повторного просмотра в случае необходимости.
Этап
Опытная Эксплуатация
После проведенного обучения сотрудники Заказчика приступили к опытной эксплуатации и обкатке Цифрового Рабочего места «Онбординг». Клиент взят тайм-аут на несколько недель. На протяжении этого периода Заказчик обращался к нам за консультациями или донастройкой тех, или иных элементов.
Этап
Запуск в эксплуатацию
Заказчик сообщил, что после опытной эксплуатации, некоторых уточнений и правок его все устраивает, и он готов приступить к полноценной работе с системой.
Были подписаны акты выполненных работ, наш аккаунт-менеджер «снял» с клиента NPS (индекс лояльности и удовлетворенности нашим сотрудничеством) и получив положительную оценку проделанной нами работе, руководитель проекта завершил проект, который мы конечно же вели с помощью Битрикс24.
На этом мы не расстались с Клиентом, а конечно же ждем от него обратную связь и дополнительные пожелания для развития системы «Онбординг».
Особенности проекта
Функция Старт / Пауза
С учетом того, что у Заказчика одновременно проходят процедуру адаптации несколько сотрудников и периодически возникают ситуации нештатного отсутствия (больничный или т.п.), для клиента принципиально важно было получить функционал, который бы позволял остановить процесс онбординга в случае неявки сотрудника на работу.
Главная сложность этой задачи была не в том, чтобы процесс остановить, а в том, чтобы после выхода сотрудника на работу, запустить процесс вновь, автоматически сместив все сроки уже поставленных задач, назначенных встреч и других событий.
Нам пришлось разработать отдельный бизнес-процесс, который позволил автоматически смещать даты заранее назначенных событий, опираясь на дату возвращения сотрудника на работу.
Это было также одно из требований Заказчика на старте проекта - «Критично важно добавить функцию постановки процедуры онбординга на ПАУЗУ, в случае болезни или отсутствия сотрудника по другой причине»
Коммуникации по проекту
Традиционно, все проекты по развитию и доработке порталов Битрикс24 мы ведем в Extranet-группах на нашем портале Битрикс24.
Под каждый проект создается отдельная рабочая группа с личным кабинетом и все обращения клиент направляет, создавая тикеты. Каждый тикет обрабатывается с соблюдением должного уровня SLA. Подробнее в статье - «Регламент обработки обращений».
В данном проекте Заказчик настоятельно попросил все коммуникации вести в рабочей группе, созданной в Telegram.
Тут нам конечно пришлось немного «поломать» голову, так как уходить из привычной среды Битрикс24 нам было очень нежелательно, поскольку параллельно ведется несколько проектов, и коммуникации по всем происходят именно в Битрикс24.
Но! мы нашли решение и привязали рабочую группу, созданную в Telegram к открытой линии Битрикс24. Таким образом, на протяжении реализации проекта, представители заказчика общались в привычной им среде Telegram, а наши специалисты в Битрикс24.
Интересно как мы это сделали? Оставляйте заявку, заполнив форму ниже, расскажем и научим ;)
Итоги проекта
Наш Заказчик - Компания «Суперджоб» на своем портале Битрикс24, получил автоматизированное решение «Онбординг 2.0». Мы сделали своего рода «конструктор», с помощью которого HR-специалисты клиента могут самостоятельно строить планы адаптации для сотрудников любых ролей и должностей, создавая шаблоны мероприятий и онбординга.
Данное решение позволило сэкономить время компании на адаптацию персонала и обеспечило плавное и методичное погружение новых сотрудников в должность и корпоративную среду.
