На первом этапе работы был проведен опрос и сняты потребности клиента для внедрения портала Битрикс24 в рамках пакета "Оптима.Plus", а именно:

• Добавление сотрудников и настройка структуры компании
• Настройка карточек и воронок (направлений) сделок: от приема заявки до выдачи клиенту готовых нотариально заверенных документов
• Автоматизация процессов первичной и последующей обработки сделок в CRM с помощью роботов
• Подключение персональных e-mail адресов и общих почтовых ящиков
• Подключение каналов коммуникаций с клиентами (в том числе популярных мессенджеров) и IP телефонии
• Добавление виджета быстрой связи на сайт
• Добавление удобной и понятной CRM-формы

На втором этапе мы приступили к выполнению настроек по согласованному плану внедрения и автоматизации наиболее значимых направлений:

• Добавлены роботы и задачи, позволяющие проконтролировать ход взаимодействия с клиентом и даты обязательного контакта, что критически важно при длительном цикле подготовки документов
• Настроены обязательные поля для удобства работы сотрудников с карточкой Сделки, тем самым мы позволили взять под контроль заполняемость необходимой для организации работы информации

Добавлены напоминания о необходимости проведения той или иной процедуры на каждом этапе работы с клиентом

Также, по запросу Клиента в целях сохранения конфиденциальности данных были существенно усилены меры безопасности при работе с порталом (был ограничен доступ к порталу из всех локаций, за исключением нотариальной конторы). Целью являлось исключение утечек любого рода информации.

В процессе выполнения работ мы столкнулись с еще одной интересной задачей: необходимо было реализовать возможность одновременного использования программных и аппаратных средств коммуникации.

В течение дня сотрудники часто перемещаются по офису, в связи с этим не всегда находятся за рабочим местом и вынуждены пользоваться аппаратными средствами коммуникации. Тем не менее, Заказчик справедливо счел важным взять под контроль каждое обращение клиента, чем и была обусловлена необходимость подбора соответствующего технического решения.

С нашей стороны было предложено и внедрено техническое решение, позволяющее использовать одновременно и программные (прием и осуществление звонков непосредственно из интерфейса Битрикс24), и аппаратные (телефонные трубки) средства коммуникации. При этом все звонки остаются под контролем:

• ведется запись переговоров;
• есть правила распределения звонков;
• функционирует IVR на стороне оператора телефонии.