Автоматизация бизнес-процессов для производственной компании
Настройка бизнес-процессов проектных работ с учетом параллельности действия подпроцессов
О клиенте
Клиент: ООО НПО "Водпромтех"
Город: Белгород
Направление деятельности: производство и реализация оборудования для систем водоснабжения и водоотведения. Проектирование, строительство и монтаж.
Белгородская компания Водпромтех решает задачи водоснабжения и водоотведения в различных отраслях промышленности, жилищно-коммунальном хозяйстве и личных потребностях населения.
Основные виды деятельности — производство оборудования, проектно-изыскательские и строительно-монтажные работы в сфере водоснабжения и водоотведения.
Взаимодействие множества параллельных процессов проектных и изыскательских работ, их взаимосвязи, внимание к заказчикам, системность, использование портала Битрикс24 – все это залог организованного течения бизнес-процессов сложной производственной компании.
Компания CSN настроила бизнес-процессы проектных работ на корпоративном портале Битрикс24 для компании Водпромтех.
Проект реализован на продукте
Программа для ЭВМ "1С-Битрикс24".
Лицензия Профессиональный
Количество активных пользователей – 29
Заказчик пришел к нам с таким графическим представлением своих бизнес-процессов.
На фото можно оценить его величину!
Директора CSN Алексей Прокопенко и Алексей Перевалов показывают размер схемы бизнес-процесса клиента.
Мы успешно перевели язык графики в язык CRM, автоматизировав бизнес-процессы Заказчика.
На фото можно оценить его величину!
Директора CSN Алексей Прокопенко и Алексей Перевалов показывают размер схемы бизнес-процесса клиента.
Мы успешно перевели язык графики в язык CRM, автоматизировав бизнес-процессы Заказчика.
Цель и задачи проекта
Настроить бизнес-процессы проектных и изыскательских работ с учетом параллельности течения подпроцессов
Наладить процесс заключения договоров с заказчиками
Наладить работу с внутренними и внешними исполнителями
Организовать контроль за сбором необходимой для проектных работ разрешительной документации
Дать наглядную визуализацию состояния основного процесса и подпроцессов
Проведен аудит процессов проектно-изыскательских работ компании и подготовка Технического задания для настройки Битрикс24.
В дальнейшем использован гибкий подход в настройке, который учитывал изменения и пожелания Заказчика по ходу реализации проекта.
Архитектурные решения
Основной процесс работы с Заказчиками
ведётся
В Сделках направления «Проектирование» от заключения Договора до прохождения Экспертизы и сдачи работ
Подпроцессы, стартующие на определенных стадиях основной Сделки
отражаются
в Смарт-процессах
Вся сопутствующая документация
учитывается
в соответствующем Списке
Для ведения вспомогательной информации
создаётся
несколько «служебных» Списков и т.д.
Для контроля сроков выполнения работ и пошаговой фиксации
используется
функционал Задач
Реализация
*Ранее на этом портале уже настроено направление сделок «Производство»
Для реализации работы и связей между основным бизнес-процессом и подпроцессами использован инструмент Битрикс24 – СМАРТ-ПРОЦЕССЫ.
-
На первом шаге создано новое направление Сделок – «Проектирование».
Жизненный цикл этих Сделок длительный и сложный, соответственно создано много необходимых стадий.
- Настроена карточка Сделки
- На стадии «Работа с договором» организован запуск Смарт-Процесса «Договоры» - в нем созданы два направления с настроенными нужными полями и стадиями: контракты с клиентами, контракты с подрядчиками.
- Одновременно с созданием элемента смарт-процесса «Договоры» создан элемент списка «Документация».
- На стадии «Получение ИРД» ( ИРД - исходно-разрешительная документация) запускается бизнес-процесс, в ходе которого ответственный сотрудник указывает какие виды разрешительной документации нужны по данному проекту и кто их предоставляет. В результате автоматически создаются несколько элементов смарт-процесса «ИРД» (с объединением по Компаниям, предоставляющим разрешения). В итоге Ответственный сотрудник имеет информацию:
- у кого и какие разрешительные документы необходимо получить
- состояние этого процесса (ориентируясь на стадии смарт-процесса).
- В общем списке Сделок помимо стандартного вывода стадий самой Сделки, выведена информация по состоянию подпроцессов (или стадия или % выполнения по общему числу смарт-процессов) – как в представлении Список, так и в представлении Канбан.
В основной сделке есть возможность увидеть все запущенные вспомогательные смарт-процессы.
- В стадии Инженерные изыскания, для выбора внешних исполнителей и контроля ведения работ по каждому из четырех видов изысканий создан отдельный смарт-процесс. Он позволяет вести процесс от Подготовки задания и выбора исполнителя (в том числе с заключением договоров с Подрядчиками) до проверки и приемки работ.
- На стадии Проектирование, в зависимости от вида строительства, создается соответствующий набор элементов смарт-процесса «Проектная документация» - по каждому разделу проектной документации. В ходе работы по этим смарт-процессам, сотрудник также выбирает исполнителя - свой сотрудник или внешний исполнитель, при необходимости заключает Договор, выдает задание на разработку раздела и контролирует результаты выполнения.
- После формирования полного требуемого набора проектной документации, она передается на Экспертизу в соответствующие организации. В случае необходимости есть возможность возврата на доработку и устранение замечаний.
Результат
- Автоматизирован процесс договорной работы с Заказчиками и Подрядчиками
- В основной Сделке есть возможность увидеть все запущенные вспомогательные смарт-процессы
- По каждому типу смарт-процессов из Сделки можно увидеть перечень всех созданных элементов и их состояние
- По каждому элементу смарт-процесса на определенных стадиях автоматически выставляются соответствующие Задачи
- Для контроля выполнения всех действий по Задачам используются чек-листы
- Работа над проектом ведется в группах. В них проводится обсуждение, ставятся и консолидируются проектные задачи
Настройка в Битрикс24 работы и связей между основным бизнес-процессом и подпроцессами с помощью инструмента смарт-процессы позволила автоматизировать и организовать процесс работы с Документацией таким образом, что рутинная часть работы проходит в автоматическом режиме. А движение документов по этапам обработки и согласования идет строго по регламенту, с отслеживанием сроков, местонахождения и статуса документа.
