Автоматизация управления персоналом

Управление человеческими ресурсами является неотъемлемой частью деятельности каждой компании. Благодаря автоматизации возможно разработать, оптимизировать и интегрировать необходимые процессы в работе с персоналом при значительно меньших затратах. Это, в свою очередь, повысит эффективность работы HR подразделения и принесёт незаменимые выгоды компании.

Функционал корпоративного портала Битрикс24 позволяет создавать цифровые рабочие места, помогающие HR и руководителям: взаимодействовать с соискателями; подбирать персонал; автоматически формировать документы по трудоустройству; обучать новых сотрудников; следить за своевременным подтверждением квалификации специалистов; оценивать персонал; планировать графики отпусков и осуществлять многие другие процессы.



Нашими специалистами разработано гибкое и настраиваемое IТ-решение «Автоматизация управления персоналом», включающее в себя пять основных блоков:


Найм сотрудников

Оптимизирует весь процесс взаимодействия с соискателем: от получения откликов с внешних источников, до внутреннего согласования кандидатов, проведения собеседований и утверждения кандидата.

Онбординг персонала

Упрощает процесс адаптации нового сотрудника на новом рабочем месте и в коллективе: от первичного знакомства с компанией до погружения в рабочие процессы.

Оценка методом 360 градусов

Автоматизирует процедуру оценки сотрудников по методу 360 градусов: от подготовки вопросов, до сбора анкет и получения отчетов в BI-аналитике.

Рабочее место HR

Облегчает работу HR-специалистов от контроля за открытыми вакансиями, до оформления сотрудников и формирования планов их обучения.

Личный кабинет сотрудника

Систематизирует и предоставляет доступ к информации: о положении сотрудника в компании, системе мотивации, учебном плане, приказам и другим документам.

Найм сотрудников

С целью оптимизации работы HR-специалиста, создано цифровое рабочее место управления наймом персонала.

С помощью бизнес-процессов производится автоматическая отправка приглашений на интервью, уведомлений о ключевых датах и событиях в процессе найма, обеспечивая кандидатам постоянное информирование о дальнейших шагах.

Система оптимизирует и внутреннее утверждение кандидатов, генерируя задачи и напоминания для ответственных сотрудников, обеспечивая эффективное принятие решений и снижая риск срыва сроков.

Решаемые задачи:

  • Получение откликов от соискателей сразу в CRM, к которой подключены каналы коммуникаций: телефония, электронная почта, мессенджеры.
  • Хранение откликов на все вакансии и истории взаимодействия с кандидатами в единой базе.
  • Бизнес-процесс согласования кандидатов с профильными руководителями.
  • Автоматическая система напоминаний и уведомлений HR и соискателям.
  • Анализ проводимой работы по закрытию вакансий, позволяющий увидеть и скорректировать возможные ошибки в процессах найма.
  • Сокращение времени на процесс найма персонала, за счет усовершенствования функционала Битрикс24.


Воронка подбора

Воронка организует и визуализирует рабочий процесс, представляя реальные этапы в процедуре найма персонала в вашей компании.

У каждого кандидата есть своя карточка в соответствующем разделе, что позволяет HR-специалисту оперативно отслеживать алгоритм и состояние поиска кандидатов на конкретные вакансии.

Работа с кандидатами, особенно при постоянно открытых вакансиях, похожа на ведение сделки с клиентом.

HR важно вовремя сделать и отправить «оффер», расширять воронку, двигать кандидата по стадиям, подогревать интерес к компании и вакансии.

Интеграция с внешними системами

Облегчить процесс найма можно с помощью интеграции с внешними системами, например с сайтом HH.RU, это сократит временные затраты при подборе претендентов, оптимизирует обработку откликов кандидатов и повысит результативность HR-отдела.

Помимо сайтов вакансий, можно настроить интеграцию через API с любой площадкой, например, с корпоративным сайтом компании или использовать для интеграции готовые приложения, специально разработанные для Битрикс24.

С помощью дополнительных приложений из Битрикс24.Маркет, можно получать отклики кандидатов сразу в CRM для дальнейшей работы с помощью роботов и бизнес-процессов.

Автоматические напоминания участникам

В системе предусмотрены автоматические уведомления и напоминания для всех участников процесса найма. Это гарантирует своевременное взаимодействие между кандидатом и HR-специалистом без необходимости постоянного контроля и напоминаний.

Для кандидатов система автоматически отправляет приглашения на собеседование в мессенджеры, уведомления о сроках и этапах процесса найма, обеспечивая полное информирование их о дальнейших шагах. Это способствует улучшению опыта соискателей и формированию положительного впечатления о компании.

Автоматизация процесса уведомлений и напоминаний позволяет отсечь необязательных и не пунктуальных кандидатов, что существенно экономит время HR и руководителей при найме персонала.

Внутреннее согласование кандидата

Одним из важных аспектов процесса подбора персонала является внутреннее согласование кандидатов, что также автоматизировано с помощью отдельного бизнес-процесса.

Система обеспечивает эффективное проведение согласования, благодаря автоматическим задачам и напоминаниям для каждого участника процесса.

При достижении кандидатом этапа, требующего согласования, система автоматически создает задачи и уведомления для всех ответственных сотрудников, обеспечивая своевременное и последовательное принятие необходимых решений.

Это не только уменьшает риск просрочек и ускоряет процесс, но и способствует более ясной и согласованной коммуникации внутри команды, занимающейся подбором персонала.

Ценность продукта

Традиционные методы найма сотрудников могут замедлять развитие компании, повышать затраты на персонал и, как следствие, уменьшать ее конкурентоспособность на рынке.

На портале Битрикс24 есть возможность настройки автоматизированных процессов для управления кандидатами. Функционал позволяет оптимизировать каждый этап процесса найма – от сбора резюме до принятия решения о приеме на работу.

Автоматизация процессов помогает сократить время на найм, избежать ошибок и снизить нагрузку на сотрудников HR. Практическую реализацию цифрового рабочего места управления наймом персонала смотрите в нашем вебинаре.

Мы преобразуем ваш процесс найма, который уменьшит временные и финансовые затраты, а также повысит качество нанятых сотрудников. Вариант реализации продукта ниже.

Записаться на демонстрацию продукта



Онбординг персонала

Онбординг новых сотрудников предоставляет удобный визуальный интерфейс прогресса адаптации в виде таймлайна, где можно увидеть все детали прохождения кандидатом сценария адаптации, пройденные этапы и стадии, которые ждут сотрудника впереди испытательного срока.

Цифровое рабочее место «Развитие персонала» позволяет полностью автоматизировать процесс онбординга – комплекса мероприятий и действий, которые помогают новым сотрудникам быстро и плавно адаптироваться к социальным и производственным аспектам новой работы.

Решаемые задачи:

Для руководителей и HR-службы:

  1. Разработка регламента онбординга и наглядная визуализация картины адаптации новых сотрудников.
  2. Гибкие настройки процессов адаптации с первого дня работы сотрудника.
  3. Автоматизация в соответствии с планом адаптации: создание задач, встреч, планов обучения и событий на каждый.
  4. Этапы онбординга по любой должности.
  5. Создание планов и контроль процессов обучения персонала.

Для сотрудников:

  1. Понятный и детальный план погружения в работу в новой для него компании.
  2. Детализация всех мероприятий, включая задачи, встречи, планы обучения и события каждого этапа адаптации с точностью до минуты.
  3. Возможность фиксировать свой профессиональный уровень и ставить цели по развитию.


Онбординг со стороны HR-менеджера и руководителя

В основе автоматизированной системы лежат шаблоны адаптационных планов. Чтобы создать шаблон необходимо выбрать подразделение, должность, специализацию и поставить соответствующие задачи по адаптации. Как только на работу выходит новый сотрудник с такими параметрами, он начинает автоматически двигаться по своему адаптационному плану. Таким образом, можно быть уверенным в том, что ни один человек не останется предоставленным сам себе.

Онбординг со стороны нового сотрудника

Для проходящего адаптацию специалиста система также максимально удобна. На одном экране собрана вся информация по задачам в рамках адаптационного плана, контакты коллег, к которым можно обратиться за помощью, время до окончания испытательного срока и прогресс выполнения.

Здесь важно отметить, что адаптационный трек персонализирован, учитывает должность, подразделение и прочие особенности нового сотрудника. Прямо в системе можно изучить всю необходимую информацию о своем подразделении, узнать все о корпоративной культуре компании и оценить все возможности, которые предоставляет компания.

Ценность продукта

Реализация цифрового рабочего места «Онбординг персонала» на портале Битрикс24 автоматизирует навигацию по этапам адаптации для всех участников этого процесса: HR-специалиста, руководителя подразделения и нового сотрудника.

Вся команда компании будет благодарна за автоматические контрольные точки, которые помогут новым сотрудникам легко пройти через процесс адаптации и полноценно влиться в коллектив.

Практическую реализацию цифрового рабочего места онбординг персонала смотрите в нашем вебинаре. Мы преобразуем ваш процесс адаптации новых сотрудников, который сократит рутинные задачи HR и руководителям подразделений, а также обеспечит новым членам команды поддержку и поэтапный процесс вхождения в должность. Вариант реализации продукта ниже.

Записаться на демонстрацию продукта



Оценка методом «360 градусов»

Цифровое рабочее место «Оценка персонала» по методу 360 на портале Битрикс24 позволяет запускать, контролировать и обрабатывать результаты оценки профессиональных навыков и компетенций сотрудника. В данном методе принимают участие сам сотрудник, его коллеги, подчиненные и руководитель.

Благодаря такой оценке, сотрудник получает объективный взгляд со стороны на свою работу, HR-специалист понимает соответствие сотрудника занимаемой должности (сильные и слабые стороны), а руководитель может легко составить индивидуальный план развития для специалистов своего отдела/подразделения.

Проведение «оценки 360» необходимо для диагностики внутренних коммуникаций и взаимодействия между сотрудниками конкретных отделов и в компании в целом. После выявления недочетов или проблемных зон на нижних уровнях можно перестроить работу в коллективе таким образом, чтобы она была оптимальной и результативной.

Решаемые задачи:

  • Оценка компетенций и повышение мотивации к обучению сотрудников.
  • Выявление конфликтов в коллективе и неформальных лидеров.
  • Коррекция самооценки сотрудника и повышение личного интереса к работе.
  • Подсвечивание сильных и слабых сторон специалиста для создания индивидуальных планов развития.

Справочник «Компетенции»

Для проведения оценки 360 необходимо разработать набор компетенций – совокупность качеств и навыков для анализа разных специалистов. HR-специалист заполняет справочник с указанием категорий компетенций для оценочной сессии.

Для сотрудников с одинаковым набором компетенций, можно создать шаблон. Это упростит запуск процесса оценки, так как все компетенции автоматически добавятся в карточку оценки.

Вспомогательный смарт-процесс «Шаблоны анкет»

Инструмент для комплексного сбора обратной связи, который имеет определенные атрибуты. Карточка анкеты содержит вопросы, которые будут основой для формы опроса сотрудников.

Помимо тщательной проработки анкеты с вопросами, HR-специалисту необходимо уделить достаточное внимание подготовке персонала. Объяснить суть метода 360, его цель и порядок проведения оценочной сессии.

А после анализа результатов помочь сотрудникам использовать эту информацию для дальнейшего развития.

Справочник «Вопросы анкеты»

Вопросы анкеты связаны с разделами: шаблоны, компетенции, типы вопросов. Составляя вопросы для оценивания компетенций специалиста, необходимо добиться максимально точных и однозначных формулировок. Также при составлении опросника следует избегать слов с множественным толкованием.

Психологические компетенции нужно определять по перекрестным ответам – это позволяет чётче понимать внутреннюю позицию сотрудника. Облегчить рабочие процессы поможет встроенный ИИ – CoPilot – виртуальный коллега, интегрированный в Битрикс24.

Справочник «Варианты ответов»

Компетенции сотрудников можно оценивать по баллам, индикаторам или выбрать безоценочный способ. Варианты ответов на вопросы (утверждения) должны быть сведены к общей форме, например: всегда/часто/иногда/редко/не знаю.

Каждому варианту ответа необходимо задать рейтинг (балл) и ввести описание, например, 1 – «плохо», 5 – «отлично». В дальнейшем на основе балла оценки будет оцифровка результата опроса по методу 360 и визуального отображения в виде диаграммы 360.

Справочник «Типы вопросов»

Типы вопросов привязаны к шаблону анкеты и справочнику компетенций. Опросник по методу 360 должен содержать не вопросы, а утверждения, которые отвечающий может подтвердить или опровергнуть.

Прописанные утверждения могут характеризовать сотрудника, который проходит оценку, с положительной или негативной стороны.

Также необходимо использовать вопросы-перевёртыши, то есть два утверждения с прямо противоположным смыслом – это помогает подтвердить осмысленность ответов респондента.

Основной смарт-процесс «Оценка 360»

Для подготовки запуска оценки 360, HR-специалист должен зайти в соответствующий смарт-процесс, создать новый элемент и заполнить поля: оцениваемый сотрудник, руководитель, коллеги для оценки, подчинённые сотрудника для оценки.

Данной карточке необходимо дать название, привязать к созданному шаблону анкеты и сохранить. После сохранения карточка оценки переходит в стадию анкетирования.

Всем участникам опроса (сотруднику, руководителю, коллегам, подчиненным) по методу оценки 360 автоматически приходит уведомление в виде задачи с дедлайном и ссылкой для прохождения анкетирования. Если кто-то забудет пройти опрос, система автоматически отправит ему уведомление.

Ценность продукта

Оценка методом «360 градусов» на портале Битрикс24 имеет ряд приемуществ: опрос можно назначать регулярно, затем сравнивать результаты и видеть, изменилось ли что-то в развитии навыков того или иного сотрудника.

На основе этих данных также можно анализировать ошибки и успехи компании, строить индивидуальные программы обучения для персонала. Практическую реализацию цифрового рабочего места оценка персонала по методу 360 смотрите в нашем вебинаре.

Мы преобразуем ваш процесс оценки компетенций сотрудников с разных сторон, который уменьшит временные затраты HR, а также повысит качество внутренних взаимодействий между сотрудниками. Вариант реализации продукта ниже.

Записаться на демонстрацию продукта



Рабочее место HR-специалиста

Решаемые задачи

Этот блок включает в себя инструменты для предоставления руководителям полной информации о персонале, учета финансовых взаиморасчетов, контроля за начислениями и удержаниями, а также планирования фонда оплаты труда и премиального фонда, автоматизации процесса приема на работу, обучения, и адаптации сотрудников.


Вакансии

Для того, чтобы заняться поиском сотрудника, необходимо согласовать вакансию и условия внутри компании. Для этого есть раздел Вакансии, в этой вкладке можно увидеть стадию, на которой сейчас находится та или иная вакансия. Отображений стадий возможно в виде канбан-доски, а также просто списком.

Личные дела

В личном деле сотрудника собрана полная информация, включая основные данные о его должности, руководителе, окладе, KPI, грейде и других аспектах профессиональной деятельности. Кроме того, в данном деле представлены сведения о ролях, которые сотрудник выполняет внутри компании, о сертификатах, подтверждающих его профессиональную квалификацию. Здесь также включены документы о заявлениях на отпуск и запросы на финансовые операции, включая расходы в подотчет. Важной частью личного дела являются информация о лицевых счетах сотрудника и история операций по ним, которые подробно описаны в выписках.

Обучение

Предусмотрен отдельный функционал по контролю обучения сотрудников и их аттестаций. Он реализован в виде сущностей Учебный план и Аттестации.

Система мотивации

Система мотивации - это функционал, позволяющий сотрудникам благодарить друг друга и зарабатывать внутреннюю валюту компании (в нашей компании она называется битроин). Эти битроины можно обменять на разные льготы и привилегии, например, заказ обеда, такси или отгул. Процесс управления бонусами и его условия могут быть настроены индивидуально для каждой компании, учитывая её особенности и цели.

Интеграция с 1С: ЗУП

Интеграция с системой 1С: ЗУП обеспечивает актуальность информации о персонале компании на портале. Эта интеграция позволяет отображать на корпоративном портале всегда актуальные данные о сотрудниках и организационной структуре, что является ключевым элементом эффективного управления персоналом.

Личный кабинет сотрудника

Решаемые задачи

Личный кабинет сотрудника предоставляет удобный интерфейс для понимания должностной позиции и системы мотивации, а также отображает финансовую информацию о начислениях и выплатах. Сотрудники могут оценивать будущие премии, фиксировать свой профессиональный уровень и ставить цели развития. Кроме того, кабинет поддерживает геймификацию или системы нематериальной мотивации, способствуя повышению эффективности и профессиональному росту сотрудников.


Карточка сотрудника

В своей карточке сотрудник может увидеть всю необходимую информацию:

  • Общая информация о должности, руководителе, окладе, KPI, грейде и другое
  • Роли сотрудника в компании
  • Сертификаты о прохождении обучения
  • Заявления на отпуск
  • Заявки на деньги в подотчет
  • Лицевые счета сотрудника
  • Операции по лицевым счетам
  • Выписки по лицевым счетам

Документы

Эта вкладка облегчает работу с документами. Сотрудники могут легко загружать свои заявления, счета на оплату и отправлять их на обработку, а также отслеживать весь процесс. Теперь вся необходимая информация всегда под рукой, и нет необходимости искать документы среди огромных стопок бумаг.

Сертификаты

Во вкладке Сертификаты можно отразить достижения сотрудника в прохождении обучения и полученные сертификаты об этом. А также сотрудник может сам добавить новый сертификат.

Заявление на отпуск

В этой вкладке сотрудник может подать заявление на отпуск, запустив соответствующий бизнес-процесс согласования и увидеть его результат.

Заявка на деньги

Во вкладке Заявка на деньги сотрудник может запросить деньги под отчет, запустив соответствующий бизнес-процесс согласования и увидеть его результат.

Лицевые счета

Сотрудник может увидеть свои лицевые счета разных типов: для учета начислений и выплат зарплаты, подотчетных денег, бонусов. Текущий остаток по счету – это наглядное отражение долга компании перед сотрудником.

Геймификация

Систему бонусов в компании можно геймифицировать, что обеспечит прозрачное и стимулирующее взаимодействие среди сотрудников.

Вебинары о продукте

Найм сотрудников
Онбординг персонала
Оценка методом 360 градусов
Рабочее место HR
Личный кабинет сотрудника
Ведение и согласование графиков отпусков
Контроль рабочего времени
Управление исполнительской дисциплиной

Продукт «Автоматизация управления персоналом» является масштабируемым решением, построенным на базе корпоративного портала Битрикс24. Данное решение может быть адаптировано под вашу специфику, с учетом особенностей найма персонала и существующих процессов работы с сотрудниками.

Для того, чтобы получить более подробную информацию о продукте, задать вопросы по функционалу, стоимости решения и срокам реализации, запишитесь на персональную рабочую встречу. Наш специалист незамедлительно свяжется с вами, согласует удобные дату и время, организует встречу.

Записаться на рабочую встречу

Формат встречи – онлайн. Продолжительность - 1 час. С нашей стороны во встрече принимают участие архитектор проекта, бизнес-аналитик, специалист по Битрикс24.

По итогам встречи, вы получите понимание о том, насколько данное решение применимо для автоматизации ваших HR процессов и какую пользу можно получить, внедрив данный продукт в своей организации.