На первом этапе нашей работы основное внимание уделялось оптимизации процесса обработки и ведения клиентов в рамках воронки продаж франшизы. Мы провели тщательный анализ и опрос Заказчика, чтобы лучше понять его потребности.
Проект из портфолио
О клиенте
Город: Белгород
Клиент: Сеть кабинетов эстетики лица и тела в России и СНГ MUNA GOLD
Направление деятельности: Компания MUNA GOLD специализируется на предоставлении услуг лазерной эпиляции, используя передовые аппараты последнего поколения. Начиная с января 2022 года, компания выросла из маленькой студии в Дальней Игуменке в крупную сеть кабинетов, охватывающую всю страну.
Проект реализован на продукте
Программа для ЭВМ «1С-Битрикс24»
Лицензия «Профессиональный»
Количество активных пользователей: 11
Затраты по времени на внедрение и настройку: 65 часов
Задачи проекта
-
Оптимизировать процесс обработки и управления клиентами
Настроить бизнес-процесс для мониторинга и сбора ежедневных отчётов от франчайзи
-
Настроить бизнес-процесс для планирования и расчета роялти на основании отчётов за определенный период от франчайзи
Создать единую экосистему в рамках рабочего портала для эффективных коммуникаций между франчайзи
Реализация
Добавлены франчайзи и настроены филиалы:
На основе данных, полученных в результате опроса, мы добавили франчайзи и настроили филиалы в системе. Это сделало управление участниками франшизы легче и удобнее.
Создание различных уровней доступа к разделам рабочего портала позволило настроить индивидуальное пространство для каждого пользователя. Франчайзи получают доступ только к тем инструментам, которые важны и полезны именно для них, а менеджер по продажам франшизы, соответственно, к своим инструментам.
Создана экосистема и настроены каналы коммуникаций:
Одним из главных достижений нашей работы является создание единой экосистемы в рамках рабочего портала. А также, мы интегрировали различные каналы коммуникации с новыми клиентами, включая популярные мессенджеры и IP-телефонию.
Настроен и добавлен виджет на сайт:
Виджет обеспечивает оперативную коммуникацию между потенциальным клиентом или франчайзи с компанией Заказчика. Он дает возможность сразу получить ответы на свои вопросы, уточнить детали предложений, а также получить консультацию.
Добавлена CRM-форма:
Внедрение CRM-формы на сайт помогло упростить потенциальным покупателям франшизы процесс отправки заявки на приобретение. Теперь это можно сделать всего в несколько кликов, что делает процесс покупки франшизы более доступным и прозрачным.
Настроена автоматизация процессов:
Автоматизированы процессы первичной и последующей обработки сделок в CRM с помощью бизнес-процессов, что помогло повысить эффективность и минимизировать возможные ошибки.
На втором этапе было необходимо настроить бизнес-процессы для контроля и сбора как ежедневных, так и ежемесячных отчетов о доходах и роялти франчайзи. Что было реализовано в рамках второго этапа:
- ежедневный запрос отчёта франчайзи о доходах\расходах\оказанных услугах, где услуги реализованы через добавление товара
- ежедневное напоминание о просрочке заполнения отчетов для контроля собственником бизнеса
- по окончанию отчётного периода, на основании принятых ежедневных отчётов, формируется счёт роялти за период, в соответствии с текущими условиями договора
Для этих целей мы разработали систему, которая автоматически формирует запрос данных о выручке, расходах и предоставленных услугах со стороны франчайзи. Ежедневно франчайзи предоставляют отчеты, и после проверки ответственным сотрудником система автоматически генерирует отчеты за весь период. Это позволяет владельцу бизнеса тщательно следить за активностью франчайзи и точно рассчитывать роялти в соответствии с условиями соглашения, а франчайзи могут удобно и оперативно передавать необходимую информацию.
Описание бизнес-процессов
Воронка "Франшиза" включает в себя несколько стадий: "Презентация франшизы", "Подготовка документов", "Сделка", "Регистрация", "План запуска" и "Первая продажа".
- В рамках стадии "Презентация франшизы" бизнес-процесс автоматически генерирует письмо с вложенной PDF-презентацией. Затем создается дело, и бизнес-процесс отдельно следит за этим делом, уведомляя, когда это необходимо, чтобы ускорить процесс сделки.
- В стадии "Подготовка документов" бизнес-процесс формирует файл, который автоматически заполняет данными из реквизитов контакта.
- В стадии "Сделка" система автоматически создает счет для этой сделки.
- В стадии "Регистрация" триггер отслеживает оплату этого счета и запускает процесс отправки приглашения франчайзи для регистрации на корпоративном портале. Автоматически создается задача для ответственного по контролю за регистрацией и определением статуса франчайзи в иерархии структуры, что определяет их права доступа.
- В стадии "План запуска" создается задача с чек-листом возможных работ, необходимых для запуска нового кабинета.
- В стадии "Первая продажа" система автоматически планирует звонок для проведения первой продажи с участием консультанта франчайзи и отправляет отчет, который требуется заполнить. Также в этой стадии система записывает дату старта франшизы, которая будет использоваться для формирования счетов и отчетов в будущем.
Воронка "Роялти" состоит из нескольких стадий, включая "Планирование", "Запрос отчетов" и "Итоговый отчет".
- В стадии "Планирование" система автоматически назначает дело ответственному, чтобы внести в карточку плановую сумму.
- В стадии "Запрос отчетов" система автоматически генерирует отчеты с использованием смарт-процессов, начиная с указанной даты и заканчивая текущей датой. В канбан-доске можно просматривать сумму и делать анализ по товарам и услугам. По завершении отчетного периода система создает задачу для ответственных по проверке отчетов и автоматически создается новая сделка в воронке "Роялти" для следующего периода, которая появляется в стадии "Планирование". Отчеты можно просматривать списком. Франчайзи, ответственные за отчеты, имеют права на просмотр только своих данных.
- В стадии "Итоговый отчет", система формирует отчет, учитывая не только сумму сделки, но и вычисляя процент от этой суммы. Кроме того, бизнес-процесс учитывает дату старта франшизы: если прошло менее года, процент составляет одну сумму, а если больше года, то другую, согласно условиям договора.
В итоге клиент получил хорошо отстроенные воронки для продажи франшиз и сбора отчетов от своих франчайзи. Появилась четкая и прозрачная автоматизированная система, в рамках которой ежедневно активно работают не только с новыми франчайзи, но также эффективно организована работа с текущими партнерами.
В рамках этого проекта было уделено значительное внимание автоматизированным процессам, которые защищают систему от ошибок пользователей и обеспечивают обязательное заполнение необходимых полей с проверкой целостности данных при переходе между этапами. Клиент остался довольным результатом и отметил значительное увеличение эффективности своего бизнеса благодаря внедрению этих улучшений.