Проект из портфолио

Автоматизация бизнес - процессов производителя фрез и инструментов для металлообработки

О клиенте

Клиент: ООО «СКИФ-М»

Город: Белгород

Направление деятельности: Изготовление фрез

О клиенте: Предприятие «СКИФ-М» является ведущим производителем современных высококачественных фрез с использованием сменных режущих пластин из твердого сплава. Предприятие специализируется на разработке и производстве инновационных инструментов для фрезерования, предназначенных для обработки материалов различной сложности.

icon

Проект реализован на продукте

Программа для ЭВМ «1С-Битрикс24»
Лицензия «Корпоративный портал»
Количество активных пользователей: 100
Затраты по времени на внедрение и настройку: 78 часов

Цель проекта

Настройка и подготовка к эксплуатации коробочной инсталляции портала Битрикс24 на сервере Заказчика.

Задачи проекта

  • 1

    Развернуть коробочную инсталляцию Битрикс24 на сервере Заказчика

  • 2

    Настроить функции корпоративного портала Битрикс24

  • 3

    Автоматизировать бизнес-процессы на портале Битрикс24

Первый этап

Подготовка инфраструктуры

Заказчик подготовил сервер с необходимыми техническими требованиями по разметке SSD дисков (в Centos разделили место под Систему управления сайтом и Хранилище данных) внутри своей инфраструктуры и дал нам доступ. А наши специалисты, в свою очередь, выполнили развёртывание из инсталляции вендора коробочной версии Битрикс24. Поскольку сервер находится внутри интерсети Заказчика, технические специалисты “СКИФ-М”, основываясь на наших рекомендациях, выполнили необходимые настройки для обеспечения доступности Битрикс24 в сети интернет и работоспособности встроенных функционал-Битрикс24-сервисов по следующим протоколам и портам:
22 – ssh доступ;
80 / 443 – http / https web-сервер;
8890 / 8891 – http/https ntlm;
8893 / 8894 – http/https сервер мгновенных сообщений;
5222 / 5223 – http/https xmpp-сервер.

После проведённых работ по подготовке сервера, приступили к развертыванию Битрикс-окружения - это скрипт производителя, который из репозиториев Битрикса подтягивает необходимые исходники системных инструментов и библиотек актуальных версий с проработанными файлами стартового конфигурирования. На уже развернутой инсталляции был активирован лицензионный ключ Заказчика и этой инсталляции было присвоено доменное имя портала, по которому пользователи смогут заходить на портал и работать.

Дальше мы приступили к начальным настройкам по запуску сервисов Битрикс24:

  • Настройка основных модулей в административном интерфейсе.
  • Настройка почтовых сервисов.
  • Устранение ошибок и замечаний после "Проверки системы".
  • Установка таймаута сессии пользователя (не менее 120 мин.).
  • Подготовка и размещение логотипа.
  • Установка последних обновлений.

В итоге мы создали предварительно настроенную среду для эффективной работы сотрудников предприятия.

Второй этап

Настройка функционала корпоративного портала Битрикс24.

Была проведена рабочая встреча, в ходе которой подробно изучили особенности работы организации и ее коммуникационные возможности. Учитывая текущую схему предприятия с его отделами и подотделами, приступили к настройке структуры компании:

  1. Создание подразделений.
  2. Добавление сотрудников и распределение их по структуре.
  3. Настройка прав пользователей.
  4. Создание рабочих групп.
  5. Синхронизация оргструктуры.

Настройка структуры компании на портале Битрикс24 позволяет эффективно организовать работу и управлять доступом к информации.

Далее были подключены мессенджеры и социальные сети в соответствии с политикой безопасности предприятия:

  1. Определение разрешенных платформ.
  2. Установка официальных приложений.
  3. Подключение каналов коммуникаций с клиентами: мессенджеры Telegram и WhatsApp, а также Социальная сеть ВКонтакте (сообщения в мессенджер) были подключены через сервис WAZZUP из Битрикс24 Маркет Плюс, с учетом технических возможностей и особенностей сервиса.

После успешного подключения мессенджеров, все сообщения, контакты, история переписки и другая информация стали доступны внутри коробочной инсталляции Битрикс24. Cотрудники могут управлять каналами коммуникации. Обрабатывать входящие сообщения в едином интерфейсе. Отвечать на сообщения, предоставлять информацию, решать проблемы и поддерживать взаимодействие с клиентами или партнерами.

Провели настройку полей, карточек и воронок, исходя из внутренних процессов компании:

  1. Оптимизация карточек объектов (из общего списка исключаются неиспользуемые поля и добавляются необходимые): Компания, Контакт, Сделка, Лид.
  2. Настроили права доступа к карточкам для различных пользователей.
  3. Настройка воронок (направлений) и стадий сделок.
  4. Определили этапы и стадии воронок. Настроили автоматические действия роботов и уведомления при переходе между стадиями.
  5. Настройка статусов Счета.
  6. Настройка статусов Лидов.

После настройки полей, карточек и воронок, провели тестирование, чтобы убедиться, что все работает корректно и соответствует требованиям предприятия.

  1. Подключили IP телефонных номеров и общие настройки телефонии.

Так как Заказчик уже использовал виртуальную телефонию (ВАТС) Ростелеком, то эффективнее всего было подключить ВАТС к Битрикс24 как внешнюю облачную АТС.

Интеграция была сделана с помощью приложения «ВАТС Ростелеком» из Битрикс24 Маркет Плюс.

Все настройки АТС: очередь обработки звонков, переадресация, рабочее время, автоответчик, голосовое меню и т.п., остались на стороне ВАСТ провайдера, а в Битрикс24 теперь поступает информация о факте входящего или исходящего звонка и аудиозаписи разговоров.

  1. Подключили IP телефонных номеров и общие настройки телефонии.
  2. Произвели настройку электронной почты:

    • подключение персональных e-mail адресов;
    • подключение общих почтовых ящиков (info@, sale@ и т.п.)
  3. Настройка виджета для сайта (онлайн-чат, обратный звонок, форма обратной связи).

Провели обучение по настроенному функционалу и дополнительным штатным возможностям Битрикс24 - планерки, совещания, ведение протоколов, автоматическая конвертация протокола в повестку следующего мероприятия

После проведения комплекса мер по настройке внутренних систем коробочной инсталляции, компания "СКИФ-М" начала постепенно переносить свою деятельность на портал. На данном этапе этого было достаточно для решения основных задач, таких как контроль сотрудников, работа с задачами и группами, а также отстройка коммуникаций внутри Битрикс24. Однако для достижения полной функциональности и обеспечения максимального удобства работы на портале, нам предстояло адаптировать бизнес-процессы компании, учитывая все её особенности.

Третий этап

Автоматизация бизнес-процессов на портале Битрикс24

Затем мы перешли к этапу внедрения конкретных процессов для автоматизации на портале. Для этого мы провели ряд интервью, фиксируя основные потребности и детали. Основными элементами, необходимыми для автоматизации, были бизнес-процессы, связанные с командировками сотрудников, а также создание реестра официальных писем в настройках шаблона.

Запрос командировки сотрудником включал в себя формирование служебной записки, в которой отражалась информация о целях командировки, маршруте, расходах и т.д. С помощью множественного поля в смарт-процессе мы реализовали возможность автоматического подтягивания конкретного города (для дальнейшего использования в шаблоне документа) из адреса компании. Далее, этот документ проходил несколько стадий согласования и утверждения руководством.

Для удобной работы с официальными письмами мы создали реестр, в котором они автоматически пронумеровываются и упорядочиваются. Это позволяет легко отслеживать и находить нужные письма в системе. Кроме того, мы добавили функцию уведомлений ответственному сотруднику, чтобы обеспечить своевременную обработку и ответ на письма. Уникальный нумератор для писем формируется из ФИО сотрудника, номера и даты, что помогает идентифицировать каждое письмо.

Итоги проекта

Промежуточными итогами стала успешная настройка и подготовка к эксплуатации коробочного портала Битрикс24, а также построение и автоматизация процессов компании, таких как командировки и реестр официальных писем.

В работе остались и другие непростые процессы, которые нам ещё предстоит автоматизировать.
Работа с предприятием "СКИФ-М" продолжается.

Получить консультацию по внедрению Битрикс24